Menos reuniones, más productividad

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Dos frases para iniciar este post: “Time is Money” y “The only thing that can not be retrieved, it is time”.  Frases que nos hacen meditar en la productividad y eficiencia en la operación de una organización. Tenemos como prioridad muchas veces el ponernos al día, con correos electrónicos, llamadas y seguimiento de tareas, que muchas veces lo peor que podemos escuchar es la palabra, “Reunión” ó peor aún “Reunión de última hora”.

Muchas de las personas que conozco  coinciden en que las reuniones no se utilizan con eficacia, o incluso que muchas de ellas son innecesarias.  Las reuniones son a veces utilizadas como sustitutos de tener buenos procesos de intercambio de información y tecnología, mejores prácticas para la comunicación, o borrar los procesos de decisión.

Veamos algunos puntos importantes a meditar, para poder evaluar y eficientizar el tiempo en reuniones:

1. Aplicación de “Mejores practicas” para que no exista siempre la necesidad de hacer que todos los involucrados estén en la misma habitación o conferencia. Herramientas como wikis, blogs, SharePoint, Wave, Skype, etc.  pueden ayudar a simplificar el proceso de intercambio de información, convirtiéndola en un 24 / 7 en la demanda de actividad y la creación de un equipo “de memoria” que se pueden aprovechar una y otra vez.


2.Eficientizar y evaluar los procesos de toma de decisiones.  ¿El proceso es ad-hoc o estructurado y claro para todos? ¿Es eficiente, o toma demasiado tiempo? Si usted no sabe la respuesta o no está satisfecho con la misma, una mayor exploración es imprescindible.

3. Implementar una cultura organizacional orientada a los resultados. La comunicación y discusión de los objetivos es más eficiente y deja a su equipo a tomar iniciativas y ser creativos. Un claro ejemplo es la implementación y análisis de “Rockefeller Habits” que enfocan la parte de “reuniones efectivas” con una metodología práctica y eficiente para las mismas.

4. Involucrar al equipo en el proceso de toma de decisiones. La sabiduría colectiva del equipo, probablemente prevalezca para  lograr  resultados sólidos y  convincentes.

5. ¿Están enlazados los procesos de comunicación y colaboración a la tecnología?. Un enlace de los procesos de comunicación y la tecnología es un tema que a muchos directivos aún no les hace sentido, sin embargo, es un tema indispensable para poder soportar la eficiencia y orden dentro de los procesos de la organización.

Sin ningún ánimo de restarle importancia a las reuniones, los puntos anteriormente descritos son claves para poder eficientizar la operación de las organizaciones.

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Un comentario el “Menos reuniones, más productividad

  1. Excelente aporte y lo aprecio mucho. Indudablemente, hoy más que nunca, las herramientas de comunicación existentes son indispensables y ayudan mucho al proceso de toma de decisiones, sin restarle importancia al valor de las reuniones personales, mismas que favorecen mucho la fertilización del conocimiento de unos hacia otros y en esto si es muy superior a las otras formas de lograrlo, además de estimular mucho la capacidad de comunicación y estructuración de un pensamiento organizado. Gracias por la contribución.

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