Reglas del Email


Durante el tiempo que tuve la oportunidad de trabajar en Tigo aquí en Guatemala, uno de los mayores aprendizajes que pude obtener fue a través de las “Reglas del Email” que se buscaba implementar a través de la organización y de esa forma crear una cultura sana y productiva del uso de esta herramienta en la empresa.

A continuación, comparto con ustedes las Reglas del Email de Tigo para que puedan considerarlas y aplicarlas en su vida profesional y dentro de sus organizaciones:

  1. El email es una herramienta de comunicación.  Nos permite comunicarnos cuando estamos en lugares diferentes:
    1. Si estás en el mismo edificio, no uses el email, habla cara a cara.
    2. Si no estás en el mismo edificio, usa el email siguiendo estas reglas.
    3. Cuando escribas un email, ve directo al punto: sé breve, especifico y básate en hechos.
  2. El email es un medio de comunicación formal y estricto de aprobación.
    1. Entonces, usa el email cuando se requiere una aprobación formal escrita.
    2. Un email es un registro de trabajo.  No escribas nada en un email que pueda avergonzarte o avergonzar a la empresa si el email se hace público.
  3. El email no es para “cubrirme las espaldas”.  Somos líderes con empowerment; lideramos proyectos y tomamos decisiones.
    1. Nunca copiamos al jefe a menos que él tenga que tomar una decisión o una acción.
    2. Si el jefe necesita estar informado, eso debe estar claramente especificado en el texto con el por qué.
    3. El jefe espera de nosotros resultados, no una cadena de emails mostrando que estoy trabajando o que las cosas se están moviendo.
    4. La típica respuesta: “ya he enviado un mail”, no reemplaza el resultado.
  4. El email no es una herramienta para motivar.  Somos líderes con empowerment; celebramos los éxitos y felicitamos cuando se alcanzan los resultados.
    1. Siempre felicitamos en persona (o por teléfono si la persona está en otro lugar.)
    2. Luego podemos usar el email para hacer pública la felicitación a un grupo de personas.
  5. El email no es una herramienta de coerción.  Somos líderes con empowerment; tomamos el toro por las astas.
    1. Copiar al jefe no hará que las cosas sucedan.  Al contrario, me hará ver como un perdedor.
    2. Si tienes alguna dificultad en tu trabajo, no dudes en pedirle ayuda a tu jefe.
  6. Responder a todos es la mayor fuente de emails innecesarios.
    1. Siempre debemos responder sólo al que lo envió.
    2. Si incluimos a otros en la respuesta, lo hacemos sólo cuando éstos deben tomar una decisión o una acción, especificándola claramente.

Cuando recibas un email, comprueba si cumple con las reglas.  Si no cumple, da feedback al que te lo envió, aunque el “pecador” sea tu jefe.  Haciendo esto lograremos adoptar las reglas rápidamente.

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9 Cosas que una Persona Exitosa Necesita cuando trabaja desde Casa


Hace poco escribí acerca de las cosas que hacen las personas exitosas cuándo trabajan desde casa y algunas de las sugerencias de los lectores me hicieron pensar: No es únicamente lo que haces, sino qué herramientas utilizas, lo que pueden facilitarte la vida y hacer más productivo el trabajo.

He estado trabajando casi exclusivamente desde casa desde inicios del 2014.  Investigué mucho antes de intentar esta forma de trabajar.  Dos meses después, me quedé con 9 ítems esenciales que no te dejarán en la quiebra, pero que te harán más productivo.

1. Un servicio telefónico confiable

Alrededor de 38% de estadounidenses han renunciado a las líneas fíjas de teléfono a cambio de manejarse exclusivamente por celular, sin embargo, nada grita POCO PROFESIONAL como una mala conexión o llamadas caídas al intentar hacer negocios por teléfono. A pesar de todas las innovaciones en telefonía móvil y en voz por IP (Skype, Viber, etc.), la mejor opción en cuanto a calidad de llamada sigue siendo una línea fija.

2. Un servicio de internet verdaderamente confiable

Un servicio de internet con cable es usualmente más rápido que el Wi-Fi de acuerdo a varios estudios.  Mi experiencia personal lo confirma.  Dependemos tanto de buenas conexiones de internet, que no puedo imaginar equipar una oficina en casa con menos que eso.  Desde el punto de vista de seguridad, aprecio también que puedo simplemente desconectar el cable de Ethernet al final del día.

3. Un escritorio increíble

Mi experimento de tener oficina en casa coincidió con mi decisión de intentar usar un escritorio “parado” a tiempo completo.  A la fecha, el veredicto es que es increíble.  No estoy seguro que exista algún beneficio de salud significativo, pero me he dado cuenta que usar uno de estos escritorios me ayuda a enfocarme más fácilmente en mi trabajo.  Un pequeño estudio sugiere que los empleados que usan escritorios “parados” son más productivos que sus colegas que trabajan en escritorios tradicionales sentados.

4. Una computadora expandida

He usado laptops MacBook Pro por años.  Desde que me establecí en casa para trabajar, sin embargo, he agregado un teclado externo y una pantalla, lo que básicamente triplica mi panorama digital y me ayuda a mantener mis aplicaciones de comunicación abiertas en una ventana y mi trabajo verdadero (documentos y hojas de cálculo) en otra.  Siguiente paso: darle la vuelta a la segunda o tercera pantalla para trabajar verticalmente.

5. Un asistente

La productividad no se trata simplemente de lo que haces, sino también de lo que no haces.  Esto se hace aún más importante cuando trabajas en casa porque existe la tentación de pensar que ahora tienes tiempo ilimitado para hacer todo.  No lo tienes.

6. Soporte externo de oficina

Necesitas por lo menos un buzón externo o algún servicio de entrega de correo y paquetes.  Esto te permite evitar usar la dirección de tu casa para clientes y evita que te quedes esperando todo el día para recibir paquetes importantes.  Habrán días en los que incluso estarás agradecid de poder haber tenido un lugar a dónde ir fuera de tu casa/oficina.

7. Lugares a donde ir

A propósito de salir, y aunque parezca contradictorio, si vas a trabajar desde casa productivamente, ayuda tener algún otro lugar a dónde ir a trabajar también.  Para mí, el destino principal es un espacio de oficinas compartidas en donde soy miembro.  Allí mie reuno con clientes y es donde voy cuándo necesita un cambio de ambiente.  También es importante tener otro lugar o dos dentro de tu casa en dónde puedas trabajar como el sillón de la sala o la mesa en la cocina.

8. Una puerta (y una ventana)

Si tienes hijos u otras personas en casa durante el día, esto es esencial, porque necesitas alguna manera mostrar físicamente que mientras trabajas, eres tan inaccesible como si estuvieras en alguna oficina.  Creo que tener al menos una ventana es esencial, aunque sea para dejar entrar algo de luz natural y recordarte a tí mismo que existe un mundo allá afuera.  La puerta también es importante al final del día, para que puedas cerrar tu oficina y vivir el resto de tu vida.

9. Organización visual

Si eres muy creativo y emprendedor, es muy probable que no seas naturalmente organizado.  Soy el primero en admitir que esto es un reto para mi, por lo que debo ser proactivo.  Me rodeo de herramientas que me ayudan a organizar las cosas que debo hacer de manera visual, y ejecutar las tareas que debo realizar.  Las dos herramientas más importantes para mi en esta lista son una pared completa de pizarra blanca y un calendario anual grande.

 

Traducción del artículo “9 Things Succesful People Need When Working from Home” disponible en inglés aquí.

11 Formas de Permanecer Enfocado


 

how-to-focus

  1. Mantenga Comida en su Escritorio
  2. Apague el teléfono
  3. Consiga una buena silla
  4. Haga una lista
  5. Use audífonos
  6. Limpie su escritorio
  7. Apague todo lo que no está usando
  8. Mida el tiempo que le toman sus actividades
  9. Recompénsese a sí mismo
  10. Mantenga una imagen visible de su meta
  11. Tenga a su mascota cerca para que le ayude a enfocarse

Tomado del artículo “11 Ways that Keep You Focused” disponible en inglés aquí.

Las nuevas disposiciones tributarias y su impacto en el sector productivo del país


Para el presente año inician los cambios en las disposiciones tributarias, impuestas por el gobierno de turno, ASEC invita a su reunión mensual donde trataremos el tema.

Expositor: Lic Edgar MoralesImage

Fecha: Sabado 19 de enero 2013

Lugar: Nais Plaza Las Cañas (antes de CC La Pradera Z.10)

Hora: 7:00 am.

Participación: Q.100.00  incluye desayuno

¿Por qué necesita un blog para su pequeña empresa?


En ASEC hemos encontrado en este espacio una excelente forma de poder compartir con un cada vez más grande círculo de lectores diversos temas enfocados en hacernos pensar, crecer y buscar nuevas y mejores formas de llevar nuestra empresa hacia el éxito.  Hemos visto que el blog ha sido una herramienta muy efectiva y que puede ayudar a potencializar a pequeñas empresas que necesitan comunicar de manera eficiente y costo efectiva sus servicios.

Les comparto la traducción de esta nota que salió en la revista Time (original en inglés aquí) sobre el por qué es bueno para las empresas pequeñas tener un blog.

Un blog de una empresa parecería no ser el mejor uso de su limitado tiempo, pero existen varias razones por las cuales tener uno tiene sentido.

Para empezar, mantiene el contenido fresco y puede empujar hacia arriba nuestra posición en los motores de búsqueda en internet (Google, Yahoo!, Bing, etc.), afirma Maryalene La Ponsie de Small Business Computing.  Un blog puede establecernos como expertos, lo que puede elevar nuestro nivel de consideración en nuestros clientes a la hora de decidir a quién comprar.

Un blog puede promocionarse en las redes sociales, lo que puede causar que sea compartido y genere interés.  Es importante incluir botones en el blog que permitan compartir el contenido en redes sociales.  Si el blog es lo suficientemente interesante, la gente puede dejarlo marcado y revisitarlo sólo para saber qué pensamos sobre algún tema.

Es importante dejar que la gente comente en el blog; podemos recibir retroalimentación y críticas muy útiles.

Si se nos dificulta hacerlo solos, permitamos que algún empleado lo desarrolle bajo nuestra supervisión.  Esto incluso puede ayudar a su desarrollo personal.

Para más información sobre el tema, leer un artículo más completo de Small Business Computing, titulado “Do you really need a small business blog?” aquí.  También recomendamos este artículo titulado “Pasos para crear un blog personal a nivel profesional.”

El Liderazgo de Servicio


ASEC invita a su reunión 

Tema:  El Liderazgo de Servicio

Expositor:  Nestor Villela
Fecha:  Sábado 1 de septiembre 2012
Hora: 7:00 a.m.
Lugar: Nais Plaza Las Cañas (antes del CC Pradera Z.10)
Participación: Q.100 incluye desayuno

Pasos prácticos para ser líderes que influyan positivamente en el desarrollo de los negocios y empresa. Los retos y desafíos que como cristianos debemos enfrentar en el desarrollo de los negocios.

¿Se avecina el fin de las editoriales?


Forrester Research predice que las ventas de libros electrónicos aumentarán desde US$2.200 millones el año pasado a US$10.500 millones para 2016. Pero incluso si es así, ¿a dónde irá el dinero?.  Hace unos días  se publicó este articulo en “The Wall Street Journal”, donde el autor expone como la tecnologia esta afectando, facilitando o mejorando en lo relacionado al negocio de los libros y sus involucrados ya sean autores, editores, diseñadores, lectores u otros, les invitamos a opinar porque tarde o temprano tendremos toda nuestra biblioteca en nuestra mano.

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¿Y la RSE en el otro 99% de las empresas?


En los últimos años ha cobrado mayor importancia la Responsabilidad Social Empresarial (RSE), algunos están de acuerdo y otros no. Indistintamente si usted está de acuerdo o no, es innegable la importancia que actualmente tiene a nivel mundial.  Aquellas empresas que sean socialmente responsables y no digamos las que tengan una certificación ISO 26000, tendrán mayores oportunidades de hacer negocios, especialmente con otros países donde la RSE es de primer orden.  A continuación compartimos con ustedes un interesante articulo escrito por Antonio Vives en el portal  “diario_responsable” (www.diarioresponsable.com) donde hace referencia a estadísticas importantes que involucra a las PYMEs.

http://www.diarioresponsable.com/portada/opinion/15662–iy-la-rse-en-el-otro-99-de-las-empresas.html

Lo del dominio del 1% de la población sobre el otro 99%, reclamado en movimientos mundiales de protesta (“Indignados” en España, “Occupy Wall Street” en Estados Unidos y variantes en otros países) no se limita a los individuos.  La separación entre el 1% dominante y el “otro”  99% también se aplica a la discusión sobre la responsabilidad en las empresas. A veces el trabajar y/o leer y escribir en el entorno de las grandes multinacionales nos hace perder la perspectiva  y nos lleva a ignorar, desatender o menospreciar el otro 99% de las empresas.

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Conferencia “El Pensamiento Creativo”


El 12 de mayo ASEC realizo su reunión mensual con el tema “El Pensamiento Creativo”, a cargo del Lic. Juan Callejas Aquino. Debemos comprender que de acuerdo al libro de Génesis, Dios es el creador de todas las cosas, El lo hizo todo bueno y todo lo creo de la nada, así también Dios creo al hombre a su imagen y semejanza por lo tanto la creatividad es algo dado por Dios, y respondiendo a la pregunta ¿quién puede ser creativo?  la única respuesta es: “todos”, no hay nadie que no pueda ejercer la creatividad en su vida ya sea empresarial, familiar, social o eclesiástica. El hombre en la historia ha creado de lo creado por Dios, el hombre no puede agregar ningún elemento a la tabla periódica, pero sí puede combinarlos y es ahí donde se hacen las nuevas aplicaciones y vienen los nuevos descubrimientos.

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