Reglas del Email


Durante el tiempo que tuve la oportunidad de trabajar en Tigo aquí en Guatemala, uno de los mayores aprendizajes que pude obtener fue a través de las “Reglas del Email” que se buscaba implementar a través de la organización y de esa forma crear una cultura sana y productiva del uso de esta herramienta en la empresa.

A continuación, comparto con ustedes las Reglas del Email de Tigo para que puedan considerarlas y aplicarlas en su vida profesional y dentro de sus organizaciones:

  1. El email es una herramienta de comunicación.  Nos permite comunicarnos cuando estamos en lugares diferentes:
    1. Si estás en el mismo edificio, no uses el email, habla cara a cara.
    2. Si no estás en el mismo edificio, usa el email siguiendo estas reglas.
    3. Cuando escribas un email, ve directo al punto: sé breve, especifico y básate en hechos.
  2. El email es un medio de comunicación formal y estricto de aprobación.
    1. Entonces, usa el email cuando se requiere una aprobación formal escrita.
    2. Un email es un registro de trabajo.  No escribas nada en un email que pueda avergonzarte o avergonzar a la empresa si el email se hace público.
  3. El email no es para “cubrirme las espaldas”.  Somos líderes con empowerment; lideramos proyectos y tomamos decisiones.
    1. Nunca copiamos al jefe a menos que él tenga que tomar una decisión o una acción.
    2. Si el jefe necesita estar informado, eso debe estar claramente especificado en el texto con el por qué.
    3. El jefe espera de nosotros resultados, no una cadena de emails mostrando que estoy trabajando o que las cosas se están moviendo.
    4. La típica respuesta: “ya he enviado un mail”, no reemplaza el resultado.
  4. El email no es una herramienta para motivar.  Somos líderes con empowerment; celebramos los éxitos y felicitamos cuando se alcanzan los resultados.
    1. Siempre felicitamos en persona (o por teléfono si la persona está en otro lugar.)
    2. Luego podemos usar el email para hacer pública la felicitación a un grupo de personas.
  5. El email no es una herramienta de coerción.  Somos líderes con empowerment; tomamos el toro por las astas.
    1. Copiar al jefe no hará que las cosas sucedan.  Al contrario, me hará ver como un perdedor.
    2. Si tienes alguna dificultad en tu trabajo, no dudes en pedirle ayuda a tu jefe.
  6. Responder a todos es la mayor fuente de emails innecesarios.
    1. Siempre debemos responder sólo al que lo envió.
    2. Si incluimos a otros en la respuesta, lo hacemos sólo cuando éstos deben tomar una decisión o una acción, especificándola claramente.

Cuando recibas un email, comprueba si cumple con las reglas.  Si no cumple, da feedback al que te lo envió, aunque el “pecador” sea tu jefe.  Haciendo esto lograremos adoptar las reglas rápidamente.

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El Pensamiento Creativo (12-5-2012)


                    ASEC invita a su reunión

Tema: El Pensamiento Creativo

Expositor:  Lic. Juan Callejas Aquino
Fecha :  Sábado 12 de mayo 2012
Hora:  7:00 a.m.
Lugar:  Nais Plaza Las Cañas (antes de C.C. Pradera Z.10)
Participación:  Q.100 Incluye desayuno

El proceso creativo,herramienta importante  en el que hacer de los negocios.

Si Fuera Serpiente ¡Te Mordería!


Cada mañana nos despertamos con todo tipo de noticias deprimentes: despidos masivos, el déficit presupuestario,  las empresas (incluso las industrias) colapsando, los grandes líderes y presidentes de empresas multinacionales renuncian (campo no pagado),  tantas malas noticias que nos pueden preocupar en el mundo de los negocios. Sumado a éso, cuando llegamos a la oficina, en el gimnasio o en el lugar donde siempre compramos el café,  somos parte de las conversaciones sobre el impacto de esta economía en nuestras propias empresas y en nuestras vidas laborales y profesionales. Nos preguntamos cómo podemos lograr el crecimiento, mientras que la promulgación de tantas malas noticias nos hacen pensar que no existen respuestas claras.

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Tan valiosa como el oro


Recientemente los sistemas de calidad están siendo cada vez mas importantes para las compañías alrededor del mundo, pero la mayoría de las veces están siendo implementados únicamente en papel. El departamento de calidad se convierte en un costo, en lugar de una inversión. Sigue leyendo

Nuevos Términos para el Comercio Internacional


¿Está enterado de los nuevos términos para hacer negocios con otros países (INCOTERMS)? Necesitamos actualizarnos para participar mejor de la economía global.

Desde el 1 de enero de 2011, la terminología empleada en el comercio internacional afrontará varias modificaciones definidas por la Cámara de Comercio Internacional (ICC, en inglés) que entrarán en vigor durante los próximos 10 años.
Los cambios de los Incoterms 2010 los presentó ayer Miguel Ángel Bustamante, en el marco de la segunda reunión de los Comités Nacionales de las Américas de la ICC y el aniversario de los 50 años de la Cámara de la Industria de Guatemala (CIG).

Más información en:

El Periódico

Siglo XXI

Menos reuniones, más productividad


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Dos frases para iniciar este post: “Time is Money” y “The only thing that can not be retrieved, it is time”.  Frases que nos hacen meditar en la productividad y eficiencia en la operación de una organización. Tenemos como prioridad muchas veces el ponernos al día, con correos electrónicos, llamadas y seguimiento de tareas, que muchas veces lo peor que podemos escuchar es la palabra, “Reunión” ó peor aún “Reunión de última hora”.

Muchas de las personas que conozco  coinciden en que las reuniones no se utilizan con eficacia, o incluso que muchas de ellas son innecesarias.  Las reuniones son a veces utilizadas como sustitutos de tener buenos procesos de intercambio de información y tecnología, mejores prácticas para la comunicación, o borrar los procesos de decisión.

Veamos algunos puntos importantes a meditar, para poder evaluar y eficientizar el tiempo en reuniones:

1. Aplicación de “Mejores practicas” para que no exista siempre la necesidad de hacer que todos los involucrados estén en la misma habitación o conferencia. Herramientas como wikis, blogs, SharePoint, Wave, Skype, etc.  pueden ayudar a simplificar el proceso de intercambio de información, convirtiéndola en un 24 / 7 en la demanda de actividad y la creación de un equipo “de memoria” que se pueden aprovechar una y otra vez.


2.Eficientizar y evaluar los procesos de toma de decisiones.  ¿El proceso es ad-hoc o estructurado y claro para todos? ¿Es eficiente, o toma demasiado tiempo? Si usted no sabe la respuesta o no está satisfecho con la misma, una mayor exploración es imprescindible.

3. Implementar una cultura organizacional orientada a los resultados. La comunicación y discusión de los objetivos es más eficiente y deja a su equipo a tomar iniciativas y ser creativos. Un claro ejemplo es la implementación y análisis de “Rockefeller Habits” que enfocan la parte de “reuniones efectivas” con una metodología práctica y eficiente para las mismas.

4. Involucrar al equipo en el proceso de toma de decisiones. La sabiduría colectiva del equipo, probablemente prevalezca para  lograr  resultados sólidos y  convincentes.

5. ¿Están enlazados los procesos de comunicación y colaboración a la tecnología?. Un enlace de los procesos de comunicación y la tecnología es un tema que a muchos directivos aún no les hace sentido, sin embargo, es un tema indispensable para poder soportar la eficiencia y orden dentro de los procesos de la organización.

Sin ningún ánimo de restarle importancia a las reuniones, los puntos anteriormente descritos son claves para poder eficientizar la operación de las organizaciones.

Planificacion como Ventaja Competitiva


Con el reciente suceso de los mineros en Chile, no puedo evitar exponer sobre la importancia de la Preparación y Respuesta ante Emergencias. Normas internacionales como OHSAS 18001 e ISO 14001, refuerzan la importancia de este tema.

Detrás del éxito en que resultó el rescate de los 33 mineros, hay una serie de eventos que implicaron o implicaran costos para la empresa que operaba la mina. Comentarios como, “se sospecha que las medidas de seguridad de la mina no eran suficientes. La mina ha registrado más de 80 accidentes y ya fue clausurada en 2007”, conllevan problemas de imagen de la empresa ante organizaciones de trabajadores, el gobierno y la sociedad, resultando en millonarias pérdidas o costos adicionales.

Todo plan de contingencia, requiere tanto de acciones de preparación, como de acciones de respuesta ante potenciales emergencias. Investigando a fondo, para la elaboración de mis propios planes de respuesta ante emergencia en la empresa, puedo resumir este proceso en las siguientes actividades, la cuales se dividen en 3 etapas antes, durante y después de la incidencia:

ANTES

1. Evaluación y valoración de riesgos –se hace un análisis de los peores escenarios posibles, basados en la naturaleza y tamaño de la empresa, ubicación, control ya implementado y se le da un valor para priorizar.

2. Preparación de planes, asignación de responsables y recursos –conlleva preparar los guiones sobre como actuar, para cada una de las emergencias potenciales identificadas, y como se reestablecerá la operación de la empresa. En este punto se toma en cuenta todo aspecto legal que puede estar involucrado y se decide como se tratara.

DURANTE

3. Coordinación de recursos y personal durante la ocurrencia, siguiendo la planificación establecida.

DESPUÉS

4. Reestablecer operaciones – utilizar recursos de contingencia asignados para reestablecer la operación de la empresa, en el menor tiempo posible. Algunos ejemplos son oficinas virtuales, ubicadas en otra locación.

5. Recuperación de imagen e inversión – se realizan las acciones definidas para recuperar la imagen y costos invertidos para mitigar el impacto de la emergencia.

Como lo mencione en mi post anterior, es altamente importante que la alta dirección de la organización considere la inversión de la preparación ante una emergencia. No caigamos en el mas grande error que una organización puede cometer: Asumir que nunca pasará nada.

Hablando del “ganar-ganar”


La actual crisis económica, junto con la aparición de un escándalo tras otro en nuestro país, nos hacen ver una situación en donde nosotros ya hemos perdido la capacidad de confiar unos en otros.  Si bien una buena cantidad de escepticismo puede ser práctico en ocasiones, el fomento de la confianza tanto entre los individuos y dentro de las organizaciones es absolutamente fundamental para el bienestar general y la eficiencia en las organizaciones como bien lo mencionó Regina de Morales (reginaperez8) en su interesantísimo último post sobre la importancia de los sisetamas de calidad en las organizaciones.

Tal vez lo más importante es el entendimiento de que la confianza debe ser una calle de dos sentidos. Claro que es imprescindible que el equipo tenga confianza en su líder, pero,  esto nunca sucederá, sin reciprocidad. En una lucha contra el equipo, todos los miembros son interdependientes, es decir, toda persona tiene un trabajo que hacer. Los soldados deben confiar en su líder para tomar decisiones que reduzcan al mínimo el riesgo siempre que sea posible, y el líder debe confiar en que los soldados llevan a cabo sus órdenes, a pesar de los peligros, para el beneficio global del equipo.

Investigaciones indican que hay varios factores que influyen en este edificio y facilitar la construcción de la confianza mutua, incluidos los valores compartidos, las relaciones que fomenten la cooperación, y la percepción de competencia.

La mayoría de empresas no están sujetas a condiciones similares a combatir, muchos de los procesos de construcción de confianza practicados en el ejército pueden ayudarnos y son aplicables, en particular, cuando una organización se enfrenta a la crisis. Las siguientes preguntas tiene el potencial para facilitar la construcción de la confianza dentro de su propia organización:

1. ¿Le muestras confianza a tu equipo primero, antes de poder confiar tu en ellos?

2.  Respecto a tu equipo ¿Cuáles son los valores organizacionales que comúnmente practicas con ellos?

3. De estos valores, ¿Cuáles son los que ya son un ADN?, para ti y para tu equipo.

4.  ¿Cuánto sabes acerca de tu equipo fuera del área de trabajo, que tan bien te conocen ellos?

5.  ¿Qué experiencias puedes ofrecer tu como líder para aumentar la cooperación y el conocimiento en formas que sean apropiadas y gratificantes?

6. Y por último, pero ciertamente no menos importante, pregúntale a tu equipo si tu competencia profesional provoca confianza en ellos al momento de consultarte algo, sea profesional, personal o de cualquier otra índole.

Encontrar maneras de fomentar la confianza en las personas que sólo tienen que mirar en lo que respecta a las noticias diarias de encontrar numerosas razones por las cuales no confianza puede ser un reto, pero al final merece la pena el esfuerzo.

Les dejo un video de Tom Rath, un increible autor, hablando sobre la importancia de la interaccion en la confianza.

Tom Rath “Cada Interacción Cuenta”

El Propósito de un Sistema de Gestión de la Calidad


 

ganarganar

ganar-ganar

 

El día de ayer finalice satisfactoriamente una semana de auditoria externa anual al sistema de gestión de calidad, el cual evaluó el trabajo realizado con los procesos de la empresa hacia la mejora continua. Platicando de este tema con unos amigos y escuchando algunos de sus comentarios, me preocupó saber que en Guatemala, para algunos empresarios, un sistema de gestión de calidad se ve como un gasto y no una inversión. Lamentablemente se nos olvida que el éxito de una empresa radica precisamente en el principio general en el que se basa el concepto de calidad: “Agregar Valor” o en otras palabras tener relaciones comerciales gana-gana.

Por ello me surge la inquietud de escribir sobre el fundamento y el desarrollo de dichos sistemas de calidad, basados en estándares internacionales como ISO.

El tema de la calidad gira en torno a dos conceptos básicos, uno enfocado en lo interno y el otro en lo externo:

1. Organización eficiente de la empresa (Interno)

2. Satisfacción del cliente (Externo)

Michael Porter, toma estos dos conceptos y crea lo que se conoce como “Cadena de Valor”, proponiéndola como la herramienta principal para identificar las actividades dentro de los procesos de la empresa, cada una con un costo asociado y a través de la cual se genera valor para los clientes.

La tarea de la empresa es valorar los costos y rendimientos de cada actividad que genera valor al cliente, así como los costos y rendimientos de los competidores, como puntos de referencia y buscar mejoras. En la medida en que la empresa desarrolle una actividad mejor que la de los competidores, podrá alcanzar una ventaja competitiva.

El éxito de la empresa depende no solo de cómo realiza cada departamento sus tareas, sino también de cómo se coordinan las actividades entre los distintos departamentos. (Gestión de Calidad a través de Gestión por Procesos).

El obstáculo más grande de un sistema de calidad:

Con demasiada frecuencia los departamentos de las empresas actúan buscando maximizar sus propios intereses en lugar de los intereses de la empresa.

Ejemplo: Así, el departamento de créditos, puede tomarse mucho tiempo en valorar el riesgo de un cliente potencial, mientras tanto el cliente espera y el vendedor se frustra; el departamento de logística, no envía los productos con la rapidez necesaria, creando barreras que alargan realmente el tiempo de entrega de los productos a los clientes.

Buscando el balance:

La respuesta a este problema se encuentra en, poner más énfasis en facilitar la labor de gestión de los procesos básicos de la empresa, la mayoría de los cuales suponen tareas compartidas y de cooperación. Muchas empresas están reestructurando sus actividades, creando equipos multidisciplinarios para gestionar los procesos centrales.

Aspectos clave a tomar en cuenta para una Cadena de Valor:

– Gestionar por procesos
– Optimizar la infraestructura
– Disponer de información y tecnología
– Desarrollar una cultura organizacional
– Fortalecer los procesos de mercadeo y ventas

Creo que al tener mas claro el propósito principal de implementar un sistema de calidad, podemos encontrar la ventaja competitiva que es Crear Valor,  tanto para la empresa como para el cliente; y así generar una relación gana-gana, que tanta falta hace en nuestra Guatemala.

Resacas Emocionales


Recordando momentos del año pasado cuando estuve compartiendo charlas en algunos eventos y fui sorprendido por un intenso diálogo de preguntas y respuestas que se plantearon una vez que hable sobre el concepto de resacas emocionales. ¿Qué es una resaca emocional? Piense en una resaca “tradicional” después de una noche de copas – al día siguiente,  dolores  de cabeza, deshidratación, cansancio, etc . No es descabellado suponer que se comprometa nuestra capacidad para rendir al máximo durante este período de resaca, si es que rendimos!.

Pensemos ahora en el concepto de una Resaca Emocional, una experiencia negativa, como la pluma que no tiene tinta y no funciona en la mañana (un acontecimiento relativamente de menor importancia) a algo más duro y traumático, como la muerte de un ser querido.

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